Decision Making (TPS – MIS – DSS)

Setiap perusahaan membutuhkan pembuatan keputusan yang efektif. Dalam membuat sebuah keputusan dalam sebuah perusahaan diperlukan beberapa proses. Disini saya akan mencoba menggambarkan proses-prosesnya.

Awalnya kita harus menghimpun data-data tentang customer, supplier, competitor, dan berbagai data lainnya ke dalam sebuah database. Ini dapat dilakukan oleh TPS (transaction processing systems). TPS akan mengumpulkan, mengedit, mengkoreksi, memanipulasi, dan menyimpan data. TPS menghasilkan output berupa database yang digunakan untuk proses bisnis yang lain yaitu MIS dan DSS.

Lalu database yang dihasilkan TPS tadi akan dilanjutkan oleh proses MIS (Management information system). Dimana MIS akan memproses database menjadi sebuah laporan. Laporan sendiri ada beberapa jenis.

• Scheduled report : laporan yang dibuat secara berkala. Seperti tiap hari, tiap minggu atau tiap bulan.
• Demand report : laporan yang dibuat karena adanya permintaan.
• Exception report : laporan yang dibuat saat menghadapi situasi yang tidak biasa
• Drill-down report :  laporan yang menyediakan data dengan detail

Laporan yang dihasilkan MIS akan digunakan pada proses selanjutnya yaitu DSS (Decision support systems). DSS akan memproses laporan yang didapat dari MIS menjadi sebuah keputusan. DSS dapat menyelesaikan masalah secara terstruktur dan mendukung berbagai pengambilan keputusan di semua tingkat. Untuk membuat keputusan sendiri, ada beberapa tahap, diantaranya:

• Intelligence stage: mengamati dan mengidentifikasi masalah yang akan dibuat keputusannya
• Design stage: membuat solusi-solusi yang mungkin dilakukan untuk menyelesaikan masalah
• Choice stage: memilih salah satu dari solusi-solusi yang ada
• Implementation stage: solusi yang telah dipilih diimplementasikan langsung
• Monitoring stage: mengevaluasi keputusan yang telah dibuat dan dilaksanakan

Itulah proses –proses yang dilakukan hingga didapatkan sebuah keputusan.Di sebuah perusahaan, proses ini sangat penting dan bermanfaat. Pengambil keputusan dapat membuat keputusan yang terbaik dan tepat.

Bursa Karir ITS

Kuliah PSI bukanlah kuliah yang membosankan. Bukan hanya kuliah di kelas, praktikum, dll. Perkuliahan juga dilakukan di luar dan terjun langsung di lapangan. Salah satunya adalah mengunjungi bursa karir yang diadakan di Graha ITS. Berikut essay saya dari kunjungan ke bursa karir tersebut.

Bursa Karir

Bursa Karir ITS yang dilaksanakan tanggal 14-15 Maret 2012 di Graha ITS. Dalam 2 hari pelaksanaannya, terlihat bursa karir dipenuhi oleh para pencari kerja. Disana terdapat perusahaan-perusahaan yang mencari pekerja fresh graduate. Banyak perusahaan yang ikut meramaikan bursa karir, mulai dari perusahaan nasional hingga internasional.

Ada 2 kepentingan dalam Bursa Karir. Mahasiswa yang mengingkan dirinya diterima di perusahaan terbaik yang memiliki prospek bagus. Dan Perusahaan yang memiliki kepentingan merekrut karyawan terbaik untuk kelangsungan perusahaannya. Para perusahaan memasang poster-poster berisi visi misi perusahaan, kualifikasi dan persyaratan bagi para pencari kerja. Para pencari kerja sibuk mengisi form pendaftaran dan menyiapkan persyaratan untuk mendaftar.

Saya sebagai mahasiswa jurusan Sistem Informasi merasa bangga, karena keahlian-keahlian lulusan sistem informasi dibutuhkan dalam hampir setiap instansi perusahaan. Seperti di  PT Astra Honda Motor, PT Meratus, PT Astra Graphia Information Technology, PT KPP, dan beberapa perusahaan lain. Keuntungan saya kuliah di jurusan Sistem Informasi adalah selain dibekali kemampuan IT, saya juga mendapat ilmu management dan bisnis. Hal ini yang bisa menjadi senjata bagi para lulusan Sistem Informasi.

Seandainya saya adalah seorang yang memiliki perusahaan, tentunya saya membutuhkan karyawan. Beberapa hal yang akan saya pertimbangkan dalam merekrut karyawan adalah rata-rata IPK, pengalaman organisasi, prestasi akademik maupun non-akademik, dan yang paling penting softskill. Namun IPK bukanlah menjadi factor utama, namun hanya sebagai batasan saja. Yang harus diutamakan adalah sikap dan softskill dari karyawan tersebut. Kemampuan karyawan untuk bekerjasama dan bersosialisasi juga penting. Hal ini bisa kita lihat saat seleksi wawancara.

Specialized Information System

Dari namanya kita bisa simpulkan ini adalah sistem informasi yang khusus. Di bahasan sebelumnya telah dijelaskan tentang ERP yaitu sistem informasi yang berguna bagi perusahaan untuk mengintegrasikan dan mengoptimasikan proses bisnis. SIS ini semacam ERP namun di khususkan sesuai kebutuhan masing-masing.

Contoh SIS adalah Artificial Intelligent atau AI. AI adalah kecerdasan buatan yang diimplementasikan ke komputer agar dapat melakukan pekerjaan seperti yang dapat dilakukan manusia. Contoh dari AI adalah Neural Network dan Fuzzy Logic yang biasa digunakan dalam games computer dan robot.

Finger print yang kita gunakan sehari-hari untuk absensi juga merupakan implementasi dari SIS. Finger print. Sebuah absensi finger print scanner memiliki dua pekerjaan, yakni mengambil gambar sidik jari dan memutuskan apakah pola alur sidik jari dari gambar yang diambil sama dengan pola alur sidik jari yang ada di database. Jika gambar sidik jari yang dihasilkan sudah benar, maka database akan menerimanya.

Di bidang sepakbola pun juga bisa dimanfaatkan. Dalam pertandingan sepak bola, mungkin anda pernah mendengar goal-goal yang dianggap kontroversial. Sering terjadi perdebatan mengenai bola sudah melewati garis gawang atau belum. Nah seiring dengan perkembangan teknologi, diciptakan teknologi yang dapat membantu wasit dalam mengambil keputusan dengan lebih akurat. Namun teknologi ini masih belum bisa diterapkan di Indonesia karena berbagai keterbatasan.

Di dalam bola terdapat microchip yang bertugas untuk mengirimkan sinyal yang berisi informasi mengenai posisi bola di lapangan. Di sekitar garis gawang dan area penalti terdapat kabel tipis yang dialiri oleh arus listrik, yang kemudian menghasilkan medan magnetik. Ketika bola melewati garis batas gawang, microchip pada bola akan mendapat sinyal dan mengirim pesan ke antena receiver. Lalu dilanjutkan ke komputer pusat. Setelah itu giliran komputer pusat yang mengirimkan pesan ke penangkap sinyal yang berada pada jam tangan wasit. Dengan demikian hasil gol akan tercatat dengan akurat dan tidak lagi menimbulkan kontroversi seperti yang selama ini terjadi.

Apa itu ERP ?

ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sistem informasi yang berguna bagi perusahaan untuk mengintegrasikan dan mengoptimasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek keuangan, produksi, SDM, dan distribusi. Jadi ERP ini berupa software. ERP membantu perusahaan dalam mengontrol berbagai aktivitas seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan SDM. Berbagai aktivitas tersebut dapat berjalan dengan baik dan selaras.

Tanpa ERP, penyimpanan data dari tiap bagian saling terpisah. Aksesnya pun juga sendiri-sendiri. Namun, dengan ERP penyimpanan data akan menjadi satu dalam sebuah database. Hal ini membuat proses berjalan lebih cepat tanpa tertunda. Selain itu jika database menjadi satu, akan mengurangi risiko hilangnya data dibanding jika database terpisah-pisah. Jika salah satu bagian kehilangan database nya, maka proses bisnis tidak akan berlangsung dengan baik.

Penggunaan ERP memiliki beberapa keuntungan, diataranya dapat menurunkan inventori, menghemat tenaga kerja, integrasi data keuangan, menyeragamkan data dan informasi, dan beberapa keuntungan lainnya.

Namun, banyaknya keuntungan ERP bukan berarti ERP tidak berisiko. Tidak semua ERP sesuai pada setiap perusahaan. Bila salah pilih, maka ERP tidak akan membawa keuntungan dan akan menjadi sia-sia. Selain salah pilih, kemampuan SDM untuk menggunakan ERP juga sangat krusial. ERP harganya tidak murah, jadi jika salah dalam penggunaan dan pemilihan ERP akan sangat merugikan.

Jadi perusahaan harus memilih ERP yang tepat. Pemilihan ini harus melalui seleksi dan analisa dari berbagai askpek yang ada.

Berikut beberapa software ERP yang saya dapat dari google:

1. SAP
2. JDE
3. BAAN
4. MFGPro
5. Protean
6. Compiere
7. Adempiere
8. OneSoft SME Business Solution

SAP (System Application and Product in data processing) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.

SCM / Manajemen Rantai Pasok

Kali ini saya akan membahas tentang SCM. SCM adalah Supply Chain Management atau dalam bahasa Indonesia adalah Manajemen Rantai Pasok. SCM ini sangat berguna bagi perusahaan khususnya perusahaan manufaktur.

SCM bertujuan untuk memaksimalkan profit, meminimalkan harga pada end customer, mempercepat  tersampaikannya barang ke end customer dan mengefektikan biaya dalam memenuhi pesanan. Lalu apa yang dilakukan SCM? Yang dilakukan adalah mengatur kumpulan proses yang meliputi pengadaan, perpindahan, dan penyimpanan. Lalu apa yang diatur? Yang diatur meliputi material, part, barang jadi, informasi, dan uang.

SCM mengatur segala hal dari hulu ke hilir, dari supplier hingga end customer. SCM mengatur aliran barang, aliran pembayaran, juga mengatur jadwal pengiriman, kapasitas penyimpanan, dll. 

Saya teringat pada sebuah usaha kecil yang bergerak di bidang jasa bordir. Saya pernah melakukan survey disana untuk tugas PSI mengenai peran SI dalam organisasi. Ternyata disana juga mengimplementasikan SCM walaupun si pemilik tidak mengerti apa itu SCM. Seperti yang dijelaskan di atas, SCM mengatur kumpulan proses yang meliputi pengadaan, perpindahan, dan penyimpanan. Hal tersebut juga dilakukan di perusahaan jasa bordir ini. Sebagai contoh, si pemilik akan membuat sebuah keputusan jika permintaan meningkat drastis. Pilihannya adalah menambah jam kerja karyawan atau menolak pesanan tersebut. Hal ini bertujuan untuk mengatur penyimpanan sehingga menjaga gudang tidak mengalami kepenuhan.

CRM RS Al – Irsyad

Dalam mata kuliah PSI, saya sudah diajarkan mengenai CRM atau Customer Relationship Management. CRM adalah strategi perusahaan yang digunakan untuk memahami dan mempengaruhi tingkah laku pelanggan melalui komunikasi yang mendalam. CRM sendiri bertujuan untuk meningkatkan akusisi, retention dan loyalitas pelanggan yang berguna untuk meningkatkan keuntungan yang didapat dari pelanggan.

Disini, saya akan menceritakan pengalaman saya saat menjadi pasien di RS Al-Irsyad Surabaya, yang saya rasa RS Al-Irsyad sudah menerapkan CRM dengan baik. Sejak kecil saya adalah pelanggan RS Al-Irsyad. Begitu juga dengan keluarga saya. Hampir setiap keluarga saya mengalami sakit, keluarga saya akan berobat di RS tersebut. Suatu saat RS Al-Irsyad mengirim surat ke rumah saya. Salah satu lampiran dari surat itu adalah sebuah “Preferred Card”. Dengan kartu ini, saya akan mendapat diskon biaya berobat. Diskon berlaku untuk rawat inap dan beberapa pelayanan lain (saya lupa apa saja yang masuk list diskon). Walaupun Preferred Card tersebut tertulis nama saya, namun kartu ini berlaku untuk semua anggota keluarga saya. Saya rasa ini adalah strategi yang dilakukan untuk mempertahankan pelanggan yang merupakan salah satu dari tujuan CRM. Dengan begitu pelanggan akan menjadi loyal kepada RS Al-Irsyad. Strategi tersebut dapat meningkatkan share of wallet.

Suatu saat Papa saya mengalami sakit yang saya rasa lumayan parah sehingga membutuhkan waktu rawat inap beberapa kali dan cukup lama. Hal ini membuat keluarga saya dan para pekerja di RS Al-Irsyad menjadi akrab. Keluarga saya sudah banyak mengenal pekerja disana, mulai dari dokter, perawat, petugas kasir, penjual kantin hingga petugas kebersihan. Sekarang, Al-Irsyad tidak hanya mendapatkan share of wallet, namun juga Share of life. Para petugas disana menanyakan tentang kabar keluarga saya jika saya sedang berobat kesana. Ini adalah bukti tercapainya share of life.

Lalu saat saya harus menjalani operasi beberapa bulan lalu, saya mendapat harga special. Dengan sedikit lobi, saya mendapat harga yang lebih murah dari yang seharusnya namun tetap dengan kualitas layanan yang sama. Demikian pendapat saya tentang CRM yang diterapkan RS Al-Irsyad.

Clicks Vs Bricks

Pada hari Selasa (saya lupa tanggalnya), saya mengikuti kuliah PSI. Kuliah pada Selasa tersebut tidak seperti kuliah biasanya. Kali ini kuliah dilakukan dengan cara debat. Kami dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu kelompok yang membela Clicks dan yang membela Bricks.

Clicks adalah proses jual beli yang dilakukan dengan menggunakan media elektronik, jadi mulai dari pemasaran, penawaran, pembelian hingga transfer barang dilakukan secara online. Sedangkan Bricks adalah proses jual beli seperti biasa dimana pembeli bertemu langsung dengan penjual dan terjadi transaksi. Oke. Kali ini saya tidak akan menceritakan panasnya perdebatan pada hari itu, namun saya sampaikan apa yang saya dapat dari perdebatan tersebut.

Cliks sangat membantu orang yang tidak memiliki banyak waktu untuk membeli barang yang diinginkannya. Pembeli cukup membuka website yang menjual barang yang dia inginkan lalu melakukan pemesanan tanpa harus membuang waktu dan biaya untuk menuju toko. Bagi pejual sendiri, Clicks juga membawa banyak keuntungan, diantaranya penjual tidak perlu mengeluarkan biaya untuk menyewa stan di mall untuk mendisplay dan menjual dagangannya. Seperti yang kita tahu, harga sewa stan di mall sangatlah mahal. Dengan demikian biaya bisa dihemat dan harga penjualan barang juga bisa lebih murah.

Jika kita ingin membeli barang yang sulit di dapatkan di daerah kita dan tersedia di tempat yang cukup jauh, membeli secara online bisa menjadi solusi. Kita tidak perlu pergi ke tempat tersebut untuk membeli barang yang kita inginkan. Walau kita harus menanggung biaya pengiriman barang, namun saya rasa itu lebih murah daripada kita harus langsung datang kesana.

Di sisi lain, Bricks masih menjadi pilihan di Indonesia. Khususnya bagi mereka yang masih awan dengan internet. Di Indonesia ini, para pembeli lebih suka bila bisa melihat dan memegang barang yang akan dibelinya secara langsung. Hal ini yang tidak dimiliki oleh Clicks atau toko online. Bricks tidak memunculkan kekhawatiran akan tersampaikannya barang, sementara toko online membutuhkan rasa saling percaya antara penjual dan pembeli.

Peran SI di Organisasi

Sistem informasi merupakan sebuah sistem yang inputnya adalah data, lalu memproses data tersebut, dan menghasilkan output berupa informasi yang berguna.

Sistem informasi merupakan hal yang penting dalam kelangsungan sebuah organisasi. Bila sebuah organisasi bisa mengimplementasikan dan memanfaatkan Sistem Informasi dengan baik, maka organisasi itu akan merasakan banyak kemajuan.

Di jaman yang modern ini, sulit rasanya bila kita tidak memanfaatkan kemajuan teknologi. Sistem Informasi membantu suatu organisasi untuk bersaing di jaman yang modern ini. Mungkin sebuah organisasi akan tergilas oleh jaman jika tetap mengandalkan cara-cara tradisional tanpa mengimplementasikan Sistem Informasi di dalamnya.

Sistem Informasi bisa membantu organisasi dari segala aspek. Diantaranya:

• Mempermudah komunikasi. Dengan memanfaatkan Sistem Informasi, kita dapat dengan mudah berkomunikasi dengan semua stakeholder organisasi. Sistem Informasi membantu mengurangi biaya, tenaga dan waktu dalam berkomunikasi
• Mengefisienkan proses produksi. Contohnya adalah sebuah pabrik yang menggunakan mesin yang terkomputerisasi akan lebih produktif daripada yang menggunakan cara tradisional.
• Mengamankan data. Sebuah organisasi tentunya memiliki berbagai data, seperti surat-surat penting dan catatan keuangan. Dengan Sistem Informasi, kita dapat menyimpan dan memproteksinya dengan aman.
• Mepermudah promosi. Sebuah organisasi tentunya ingin eksis di masyarakat. Kita dapat memanfaatkan media internet dalam berpromosi. Dengan begitu, biaya yang dikeluarkan bisa dihemat.
• Dan masih banyak manfaat lain dari Sistem Informasi

Demikian banyaknya manfaat dari Sistem Informasi. Hendaknya kita yang hidup di dunia global ini dapat mengiplementasikan memanfaatkannya dengan baik. Dengan begitu biaya, tenaga, dan waktu yang diperlukan bisa diminimalkan. Selain itu produktifitas suatu organisasi dapat dimaksimalkan.